Perkembangan teknologi yang semakin canggih, menjadikan kita pun harus bisa menyesuaikan dan ikut dengan pengaruh digitalisasi yang ada. Salah satunya adalah untuk penggunaan tanda tangan digital yang selain memudahkan juga mempercepat proses administrasi dan validasi dokumen.
Lalu bagaimana cara membuat tanda tangan digital yang resmi dan terenkripsi agar aman serta mempunyai kekuatan hukum untuk digunakan?
Memilih Layanan Pembuatan Tanda Tangan Digital yang Tepat
Di Indonesia ada beberapa lembaga yang menyediakan layanan pembuatan tanda tangan digital yang sudah diakui oleh KOMDIGI sebagai aplikasi resmi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Ada beberapa keunggulan yang bisa Anda peroleh jika membuat tanda tangan digital yang resmi dan terenkripsi yaitu :
- Legal dan resmi secara hukum karena dibuat sesuai dengan UU ITE yang berlaku di Indonesia.
- Perlindungan dokumen yang maksimal, karena secara otomatis dokumen yang dilindungi tanda tangan yang terenkripsi akan terkunci dan tak bisa diubah lagi setelah ditandatangani. Jika dilakukan perubahan, maka tanda tangan pun akan menjadi tidak valid dan tidak sah untuk digunakan.
- Proses verifikasi yang lebih mudah, dengan tingkat keaslian tanda tangan digital yang bisa dilakukan pengecekan dengan menggunakan aplikasi seperti Adobe Reader atau layanan penyedia PSrE terkait.
- Tanda tangan digital mempunyai sistem khusus yang secara otomatis akan mendeteksi dan mengirimkan notifikasi ketika ada perubahan yang terjadi pada dokumen setelah dilakukan penandatanganan. Tujuannya adalah untuk menjaga integritas dokumen yang ditandatangani secara digital.
- Proses Otentikasi Berlapis dilakukan sebelum penandatanganan digital dilakukan dengan tujuan memastikan bahwa hanya pihak yang mempunyai kewenangan saja yang bisa mengakses dokumen yang sudah ditandatangani tersebut.
- Tersedia jejak audit yang bersifat transparan untuk setiap tanda tangan digital yang dibuat. Misalnya waktu penandatanganan dan identitas yang menandatangani dokumen. Jejak audit tersebut mempunyai kegunaan untuk menjadi alat bukti yang sah apabila di kemudian hari terjadi perselisihan.
Panduan Langkah Membuat Tanda Tangan Digital yang Terenkripsi dan Resmi
Untuk membuat tanda tangan digital yang resmi, legal dan terenkripsi tentunya Anda harus memilih layanan PSrE yang sudah terdaftar di KOMDIGI, salah satunya adalah Privy. Berikut beberapa langkah untuk cara membuat tanda tangan digital di Privy:
1. Kunjungi website resmi Privy atau install aplikasi Privy di ponsel Anda.
2. Lakukan registrasi dengan mendaftar akun Privy kemudian lakukan verifikasi identitas dengan cara upload KTP dan foto diri (dengan swafoto atau biometrik). Dengan begitu, sertifikat elektronik resmi dan sah secara hukum
3. Setelah verifikasi identitas berhasil dilakukan, sistem secara otomatis akan merilis sertifikat elektronik yang berfungsi sebagai kunci enkripsi tanda tangan. Selanjutnya, Anda bisa langsung membuat spesimen tanda tangan milik Anda
4. Setelah selesai, Anda bisa upload dokumen (umumnya dalam bentuk PDF) ke platform Privy, letakkan tanda tangan dengan benar kemudian gunakan kode OTP untuk melegalkannya. Kode OTP umumnya akan dikirimkan ke ponsel Anda, baik melalui SMS, chat WhatsApp, ataupun email.
5. Dokumen yang sudah ditandatangani akan langsung terenkripsi dan dilengkapi dengan bukti audit trail untuk membuktikan legalitas dan keresmian dokumen. Anda bisa menyimpannya atau langsung membagikannya pihak yang terkait.
Demikian cara membuat tanda tangan digital khususnya dengan menggunakan layanan Privy. Ternyata caranya cukup mudah serta bisa dilakukan dengan gratis alias tanpa biaya. Mulai membuat tanda tangan digital yang resmi dan terenkripsi untuk memastikan keamanan dan legalitas sebuah dokumen penting milik Anda bersama Privy.
