WhatsApp Business atau WA Business kini sudah menjadi salah satu aplikasi wajib bagi para pelaku usaha, baik skala kecil maupun besar.
Dengan aplikasi ini, kita bisa mengatur profil bisnis, membuat katalog produk, hingga menggunakan fitur balas otomatis untuk pelanggan. Salah satu fitur penting yang sering terlewat adalah pengaturan jam kerja.
Dengan mengetahui cara mengatur jam kerja di WA Business, Anda bisa mengelola komunikasi dengan pelanggan lebih profesional. Fitur ini membantu membedakan waktu kapan bisnis Anda siap melayani, serta kapan sedang tutup. Jadi, pelanggan tidak merasa diabaikan ketika menghubungi di luar jam kerja.
Artikel ini akan membahas secara detail bagaimana cara mengatur jam kerja di WA Business, manfaatnya untuk bisnis, serta tips agar pengaturan ini lebih efektif. Mari kita bahas secara lengkap.
Mengapa Perlu Mengatur Jam Kerja di WA Business?
Sebelum masuk ke langkah-langkah teknis, penting bagi kita memahami alasan kenapa fitur jam kerja sangat penting untuk bisnis online.
1. Meningkatkan Profesionalisme
Ketika bisnis memiliki jam operasional yang jelas, pelanggan akan lebih percaya. Mereka tahu kapan bisa menghubungi Anda dan kapan harus menunggu balasan. Ini menciptakan citra profesional yang sangat berharga.
2. Menghindari Kesalahpahaman
Tanpa pengaturan jam kerja, pelanggan mungkin berharap mendapat balasan instan setiap saat. Padahal, Anda juga butuh waktu istirahat. Dengan cara mengatur jam kerja di WA Business, Anda bisa mengurangi potensi kekecewaan pelanggan.
3. Efisiensi Dalam Melayani Pelanggan
Dengan jam kerja yang jelas, tim Anda bisa lebih fokus. Waktu produktif benar-benar digunakan untuk melayani pelanggan, sementara waktu di luar jam kerja bisa digunakan untuk hal lain, seperti perencanaan bisnis.
Cara Mengatur Jam Kerja di WA Business
Mengatur jam kerja di WhatsApp Business sebenarnya cukup mudah. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka aplikasi WhatsApp Business di ponsel Anda.
- Masuk ke menu Setelan > Fitur bisnis > Profil bisnis.
- Pilih bagian Jam kerja.
- Tentukan hari dan jam operasional bisnis Anda.
- Simpan pengaturan, dan profil bisnis Anda akan menampilkan jam kerja tersebut.
Penjelasan Lengkap tentang Fitur Jam Kerja di WA Business
Pengaturan jam kerja di WA Business tidak hanya sekadar menuliskan waktu buka dan tutup. Ada beberapa opsi yang bisa Anda gunakan, antara lain:
1. Atur Jam Kerja Per Hari
Anda bisa menentukan jam kerja berbeda untuk setiap hari. Misalnya, Senin–Jumat buka pukul 09.00–17.00, sedangkan Sabtu hanya pukul 09.00–12.00.
- Mengapa penting? Karena tidak semua bisnis memiliki jam operasional yang sama setiap hari. Misalnya, toko offline biasanya tutup lebih cepat di akhir pekan. Dengan cara mengatur jam kerja di WA Business, informasi ini bisa ditampilkan jelas kepada pelanggan.
- Dampak positif untuk pelanggan. Pelanggan tidak akan bingung kapan bisa menghubungi Anda. Mereka bisa menyesuaikan kebutuhan sesuai jam kerja yang ditentukan. Hal ini juga membantu mengurangi pesan yang masuk di luar jam operasional.
- Keuntungan untuk bisnis. Anda bisa menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Selain itu, pelanggan akan lebih menghargai waktu Anda sebagai pelaku usaha.
2. Atur Status Buka 24 Jam atau Tutup Permanen
WA Business juga menyediakan opsi untuk menandai bisnis Anda buka 24 jam, atau bahkan tutup pada hari tertentu.
- Kapan digunakan? Opsi buka 24 jam cocok untuk bisnis digital yang selalu online, seperti toko online berbasis dropship. Sedangkan opsi tutup permanen bisa dipakai saat libur nasional atau hari tertentu.
- Kelebihan pengaturan ini. Fitur ini membuat profil bisnis lebih fleksibel. Pelanggan bisa langsung melihat status operasional tanpa harus menebak-nebak.
- Contoh kasus. Jika bisnis Anda adalah restoran dengan layanan pesan antar 24 jam, maka pengaturan buka 24 jam sangat relevan. Sementara untuk bisnis ritel, pengaturan hari libur nasional bisa membantu mengurangi pesan yang tidak bisa ditangani.
3. Menghubungkan Jam Kerja Dengan Pesan Otomatis
Setelah mengatur jam kerja, Anda bisa menghubungkannya dengan fitur Away Message (pesan di luar jam kerja).
- Cara kerjanya. Ketika pelanggan mengirim pesan di luar jam kerja, sistem secara otomatis akan mengirimkan balasan, misalnya: “Terima kasih sudah menghubungi kami. Saat ini bisnis kami sedang tutup. Kami akan membalas pesan Anda saat jam kerja.”
- Manfaat tambahan. Fitur ini sangat berguna untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Mereka tetap merasa diperhatikan meskipun belum bisa mendapat balasan langsung.
- Poin penting. Pastikan isi pesan tetap ramah dan profesional. Jangan hanya menuliskan “Tutup” atau “Offline”, karena bisa membuat pelanggan merasa diabaikan.
Tips Efektif Mengatur Jam Kerja Di WA Business
Agar pengaturan jam kerja lebih maksimal, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
1. Sesuaikan Dengan Pola Aktivitas Pelanggan
Jika mayoritas pelanggan Anda adalah pekerja kantoran, sebaiknya jam kerja lebih fleksibel di malam hari atau akhir pekan. Dengan begitu, peluang penjualan lebih besar.
- Mengapa ini penting? Karena jam kerja yang hanya menyesuaikan kebutuhan Anda belum tentu cocok untuk pelanggan. Dengan menganalisis pola aktivitas mereka, layanan bisa lebih tepat sasaran.
- Contoh nyata. Jika Anda menjual produk makanan ringan, jam sibuk mungkin ada di sore hingga malam hari. Jadi, lebih baik jam kerja di WA Business diatur hingga pukul 22.00.
- Manfaat jangka panjang. Strategi ini bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dan membuat mereka lebih loyal terhadap bisnis Anda.
2. Gunakan Fitur Statistik Untuk Analisis
WA Business menyediakan statistik sederhana seperti jumlah pesan terkirim, diterima, dan dibaca. Data ini bisa membantu kita menilai kapan pelanggan paling aktif.
- Cara memanfaatkannya. Lihat data kapan pesan paling sering masuk, lalu sesuaikan jam kerja agar sesuai dengan waktu tersebut.
- Dampak positif. Dengan cara ini, Anda bisa lebih efisien dalam melayani pelanggan karena fokus di jam-jam paling produktif.
- Contoh penerapan. Jika data menunjukkan pesan paling banyak masuk antara jam 10 pagi–2 siang, maka pastikan jam kerja diatur agar layanan optimal di periode tersebut.
3. Kombinasikan Dengan Balasan Cepat (Quick Replies)
Selain jam kerja, manfaatkan juga fitur Quick Replies untuk mempercepat respon pelanggan.
- Bagaimana cara kerjanya? Anda bisa menyimpan template pesan, lalu memanggilnya dengan pintasan. Misalnya, /harga untuk menampilkan daftar harga.
- Mengapa berguna? Saat pelanggan menghubungi di jam sibuk, Anda tidak perlu mengetik ulang jawaban yang sama. Hal ini mempercepat layanan.
- Hasilnya untuk bisnis. Efisiensi meningkat, pelanggan merasa lebih dihargai, dan Anda bisa menangani lebih banyak percakapan dalam waktu singkat.
FAQ
1. Apakah Fitur Jam Kerja Hanya Ada Di WhatsApp Business?
Ya, fitur ini hanya tersedia di WA Business. WhatsApp biasa tidak memiliki opsi pengaturan jam kerja.
2. Bisakah Jam Kerja Berbeda Setiap Hari?
Bisa. Anda bisa mengatur jam kerja sesuai kebutuhan, misalnya Senin–Jumat jam penuh, sementara Sabtu hanya setengah hari.
3. Apakah Pelanggan Akan Langsung Tahu Jam Kerja Kita?
Ya, jam kerja yang Anda atur akan muncul di profil bisnis. Jadi pelanggan bisa melihatnya sebelum mengirim pesan.
4. Bagaimana Jika Ada Pesan Masuk Di Luar Jam Kerja?
Anda bisa menghubungkannya dengan fitur Away Message. Jadi, pelanggan tetap mendapat balasan otomatis meskipun bisnis sedang tutup.
5. Apakah WA Business Berbayar Untuk Menggunakan Fitur Jam Kerja?
Tidak. Semua fitur dasar, termasuk jam kerja, bisa digunakan secara gratis.
Mengetahui cara mengatur jam kerja di WA Business sangat penting untuk menjaga profesionalisme bisnis. Dengan fitur ini, kita bisa menunjukkan jam operasional yang jelas, mengurangi pesan di luar jam kerja, serta menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Kombinasikan pengaturan jam kerja dengan fitur lain seperti Away Message dan Quick Replies agar hasilnya lebih maksimal. Dengan begitu, bisnis Anda tidak hanya terlihat lebih profesional, tetapi juga lebih efisien dalam melayani pelanggan.
Jika Anda belum mencoba fitur ini, sebaiknya segera aktifkan di profil WA Business Anda. Dengan pengaturan sederhana ini, kualitas layanan bisnis bisa meningkat secara signifikan.
