Dengan berkembangnya teknologi komunikasi, berbagai platform meeting online pun bermunculan, salah satunya adalah Microsoft Teams.
Untuk Anda yang ingin mengadakan pertemuan secara virtual, penting sekali memahami cara membuat meeting di Teams agar proses komunikasi menjadi lebih efisien.
Artikel ini akan membantu Anda memahami langkah-langkah membuat meeting di Microsoft Teams dari awal hingga akhir.
Apa Itu Microsoft Teams?
Sebelum masuk ke langkah teknis cara membuat meeting di Teams, mari kita kenali dulu platform ini.
Microsoft Teams adalah bagian dari Microsoft 365 yang dirancang sebagai ruang kerja digital. Dengan Teams, kita bisa berkomunikasi melalui chat, video call, berbagi file, hingga kolaborasi dokumen secara real-time.
Teams sangat populer di kalangan perusahaan, sekolah, dan organisasi yang membutuhkan platform kolaboratif berbasis cloud. Kelebihannya yang paling utama adalah integrasi langsung dengan aplikasi Microsoft lainnya seperti Outlook, Word, Excel, dan PowerPoint.
Langkah-Langkah Cara Membuat Meeting Di Teams
Jika Anda ingin mempelajari cara membuat meeting di Teams dengan lengkap dan benar, berikut ini adalah beberapa cara yang bisa kita gunakan. Anda bisa membuat meeting melalui desktop maupun smartphone.
1. Membuat Meeting Melalui Aplikasi Desktop Microsoft Teams
Cara pertama adalah melalui aplikasi desktop Microsoft Teams. Aplikasi ini bisa diunduh secara gratis dan cocok untuk Anda yang bekerja dari laptop atau PC.
Setelah login dengan akun Microsoft Anda, buka aplikasi Teams. Di panel sebelah kiri, klik menu “Calendar” atau “Kalender”. Di sana Anda akan melihat tampilan kalender bulanan atau mingguan.
Klik pada hari dan waktu yang Anda inginkan untuk mengadakan meeting. Kemudian, klik opsi “New Meeting” atau “Rapat Baru”. Isikan detail seperti judul rapat, waktu mulai dan berakhir, lokasi (bisa dibiarkan kosong), dan tambahkan peserta melalui email mereka.
Terakhir, klik tombol “Save” atau “Simpan”. Undangan rapat otomatis akan terkirim ke semua peserta yang ditambahkan.
2. Membuat Meeting Melalui Outlook (Integrasi Dengan Teams)
Cara kedua yang bisa kita gunakan adalah melalui Microsoft Outlook. Outlook dan Teams saling terintegrasi, jadi sangat cocok digunakan bagi Anda yang ingin menjadwalkan meeting langsung dari kalender Outlook.
Buka aplikasi Outlook lalu pilih menu “Calendar”. Di bagian atas, klik “New Teams Meeting”. Form rapat akan terbuka dan Anda bisa mengisi judul, peserta, tanggal, dan waktu.
Setelah selesai, klik tombol “Send”. Sistem akan otomatis menambahkan link meeting Teams dan mengirimkannya ke semua peserta yang diundang.
Cara ini sangat direkomendasikan jika Anda sering mengatur jadwal meeting dalam organisasi besar.
3. Cara Membuat Meeting Di Teams Melalui HP
Bagi Anda yang lebih nyaman menggunakan smartphone, Microsoft Teams juga tersedia dalam bentuk aplikasi mobile.
Setelah mengunduh aplikasi Teams di Google Play Store atau App Store, login menggunakan akun Microsoft Anda. Di halaman utama, tekan ikon kalender di bagian bawah layar.
Selanjutnya, tekan tombol “+” atau “Tambahkan” untuk membuat rapat baru. Masukkan judul, waktu, dan tambahkan peserta yang ingin Anda undang.
Tekan “Simpan” dan undangan meeting akan otomatis dikirimkan ke email peserta. Anda bisa langsung membagikan link meeting ke grup WhatsApp atau media sosial lainnya jika diperlukan.
Fitur-Fitur Penting Saat Meeting Di Teams
Mempelajari cara membuat meeting di Teams belum lengkap tanpa memahami fitur-fitur yang tersedia selama rapat berlangsung. Berikut ini adalah fitur yang wajib Anda ketahui:
1. Screen Sharing (Berbagi Layar)
Salah satu fitur paling bermanfaat dalam Microsoft Teams adalah screen sharing. Fitur ini memungkinkan Anda berbagi seluruh tampilan layar atau hanya aplikasi tertentu kepada peserta meeting.
Untuk menggunakan fitur ini, cukup klik tombol “Share Content” saat berada di dalam meeting. Anda bisa memilih layar penuh, jendela aplikasi, atau tab browser.
Fitur ini sangat berguna dalam presentasi, demonstrasi perangkat lunak, atau pelatihan jarak jauh karena semua peserta dapat melihat secara langsung apa yang Anda tunjukkan.
2. Chat Selama Meeting
Microsoft Teams menyediakan fitur chat atau percakapan selama meeting berlangsung. Anda bisa mengirim pesan teks, tautan, atau file kepada semua peserta tanpa mengganggu jalannya rapat.
Klik ikon chat di bagian atas tampilan meeting untuk membuka jendela percakapan. Semua peserta dapat membaca dan membalas pesan yang dikirim.
Fitur ini cocok digunakan untuk bertanya, memberikan catatan, atau menyampaikan pertanyaan secara tertulis saat pembicara sedang menjelaskan.
3. Record Meeting (Merekam Rapat)
Satu lagi fitur yang sangat penting adalah kemampuan untuk merekam rapat. Dengan fitur ini, Anda bisa menyimpan seluruh percakapan, presentasi, dan diskusi dalam bentuk video.
Untuk memulai rekaman, cukup klik “More Actions” (ikon tiga titik) lalu pilih “Start Recording”. Video akan disimpan di OneDrive atau SharePoint tergantung pada pengaturan organisasi Anda.
Fitur ini sangat membantu untuk dokumentasi, referensi ulang, atau bagi peserta yang tidak bisa hadir secara langsung.
Setelah memahami semua penjelasan di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa cara membuat meeting di Teams sangatlah mudah dan fleksibel. Microsoft Teams menyediakan berbagai cara untuk membuat rapat, baik melalui aplikasi desktop, Outlook, maupun smartphone.
Tidak hanya itu, fitur-fitur penting seperti screen sharing, chat, dan record meeting membuat pengalaman kolaborasi menjadi lebih maksimal. Untuk Anda yang ingin meningkatkan produktivitas kerja atau belajar online, memanfaatkan Teams adalah langkah tepat.
Semoga panduan ini membantu Anda dalam memulai dan mengatur meeting di Microsoft Teams dengan lancar. Jika Anda merasa artikel ini bermanfaat, jangan ragu untuk membagikannya kepada rekan atau kolega Anda.
